O processo de fechamento de caixa é uma rotina diária em boa parte das empresas varejistas, exigindo um trabalho detalhado de conferência. Isto faz com que ele seja moroso caso não seja feito corretamente, por isso separamos sete dicas para ajudar você neste processo e tornar seu fechamento de caixa ágil e infalível.

Veja abaixo:

1 – Utilize um software integrado

Utilizar uma boa ferramenta de gestão facilitará muito seu processo de fechamento, pois permitirá acesso fácil às informações de cada fechamento de forma analítica ou detalhada. Seu software de gestão deve ser integrado ao seu frente de loja, permitindo que as informações de fechamento de cada operador sejam visualizadas na tesouraria sem que haja lançamentos manuais. Isto irá minimizar erros de digitação ou perda de informação por extravios de documentos, como perdas de comprovantes de cartões, por exemplo.

2 – Utilize fundo de troco

O início do dia na operação de caixa deve ser o mais simples e ágil possível e a empresa deve adotar a utilização de um fundo de troco padrão para que os operadores iniciem o dia ao invés de utilizar um valor variável todos os dias. Um valor fixo de fundo de troco facilita o trabalho da tesouraria na montagem de malotes, facilita a contagem do operador na abertura do caixa, garante que o operador inicie o dia com um valor suficiente, não faltando troco e facilita o fechamento no momento do encerramento do caixa. Então estipule um valor que seja suficiente para que o operador inicie o dia e deixe os malotes já prontos.

3 – Tenha mão de obra qualificada

A função de operador de caixa requer atenção, pois é um trabalho minucioso e não deve ser executado por qualquer pessoa. Deve-se destinar a esta função colaboradores que tenham atenção nas transações que são realizadas a fim de evitar erros, como troco errado e golpes em operações com cartões. É desejável que o colaborador que execute esta função esteja comprometido com as normas da empresa e conheça sobre operações de vendas em cartões conseguindo diferenciar vendas em débito, crédito e vouchers e ter habilidade com manuseio de dinheiro.

4 – Registrar todas as entradas e saídas

Seu sistema de frente de loja deve permitir que sejam registradas todas as operações de entradas e saídas do caixa, é fundamental que nenhum valor deixe de ser contabilizado e que seja impresso um comprovante para cada operação realizada.

Operações de entrada que devem ser registradas:

• Recebimento de vendas em cartões, cheques, dinheiro e qualquer outra forma de pagamento
• Suprimentos de caixa
• Recebimento de faturas ou pagamento de contas
• Recargas de celular

Operações de saída que devem ser registradas:

• Sangrias de valores ou documentos (dinheiro, cheques, comprovantes de cartões, etc.)

Atenção especial para a troca de moedas, se possível evitar a prática de trocar dinheiro com operador, evitando que dinheiro saia do caixa para ser trocado por moedas. O ideal é realizar um suprimento de caixa para atender a demanda de troco do operador.

5 – Organização da gaveta

A organização da gaveta do operador de caixa é fundamental para que o fechamento de caixa ocorra de forma rápida e sem erros. Conforme o operador de caixa efetua as transações no caixa, ele deve ir organizando sua gaveta, assim ele evita a perda de comprovantes de cartões, agiliza a contagem de dinheiro ao efetuar uma sangria e torna o processo de fechamento mais rápido. Na organização ele deve se atentar para os seguintes procedimentos:

• Separar as notas e moedas de forma adequada, agrupando cada uma com seu valor correspondente
• Separar os comprovantes de cartões por bandeira, organizando cada comprovante com sua bandeira correspondente em um clips ou pasta.
• Separar comprovantes como vale trocas, vales de funcionários e pagamentos diversos
• Agrupar cheques organizando em cheques à vista e pré-datados

6 – Conferir rigorosamente os valores

Nas transações na operação de caixa, todos os colaboradores devem efetuar uma conferência rigorosa dos valores, tanto operadores de caixa quanto os fiscais de caixa também. Durante um processo de sangria, por exemplo, o valor que está sendo retirado do caixa do operador deve ser rigorosamente conferido pelo operador de caixa e pelo fiscal de caixa antes que sejam registrados no sistema. O mesmo procedimento deve ser feito no recebimento de um suprimento de caixa, o valor que está entrando no caixa deve ser conferido rigorosamente pelo operador e pelo fiscal de caixa, assim diferenças por valores incorretos serão evitados no fechamento.

7 – Realize bem o encerramento do caixa

No momento de encerrar o caixa do operador é importante que o processo seja realizado com calma e que todos os comprovantes e valores sejam conferidos e somados para que se apure se estão de acordo com as vendas e recebimentos realizados pelo operador.

É desejável que o sistema de frente de loja permita realizar a sangria individual de cada tipo de valor e comprovante e, posterior ao lançamento, emita um relatório comparando os valores registrados ao longo do expediente pelo operador com as sangrias realizadas no fechamento. Assim, no ato do fechamento é possível determinar se o saldo do caixa do operador está correto ou não e, caso apresente alguma divergência, permite que seja apurado na presença do operador.